Cómo encontrar y eliminar duplicados en Google Sheets

¿Buscas una forma de encontrar duplicados en Google Sheets? ¿Qué tal 7 maneras? 🙂 Borrar, resaltar, contar duplicados. Utiliza fórmulas, formato condicional o herramientas sin fórmulas. Escoge tu veneno y enfréntate a los duplicados para siempre 🙂

Independientemente de la frecuencia con la que utilices las Hojas de cálculo de Google, es probable que tengas que lidiar con datos duplicados. Estos registros pueden aparecer en una columna u ocupar filas enteras.

En este artículo, comparto formas de encontrar y eliminar duplicados en Google Sheets utilizando fórmulas y diferentes herramientas. Entre otras cosas, te mostraré cómo resaltar los duplicados en Google Sheets con la ayuda del formato condicional.

• Búsqueda de duplicados en Google Sheets mediante fórmulas
  • Eliminar duplicados con la función UNIQUE
  • La función COUNTIF de Google Sheets para contar los duplicados
  • Encontrar duplicados en Google Sheets y marcarlos en la columna de estado – función IF
• Resaltar los duplicados en Google Sheets
• Formas de encontrar y eliminar duplicados en Google Sheets sin necesidad de utilizar fórmulas
  • Tabla dinámica para Google Sheets para contar duplicados
  • Eliminar duplicados – herramienta estándar de limpieza de datos
  • Complemento de eliminación de duplicados para Google Sheets

Buscar duplicados en Google Sheets mediante fórmulas

Empecemos con las fórmulas. En función del resultado que desee ver, diferentes funciones lo harán.

Eliminar duplicados utilizando la función UNIQUE

Supongamos que necesitas encontrar y eliminar duplicados en tus Hojas de cálculo de Google para que sólo queden registros únicos:

La función UNIQUE servirá para ello:

=ÚNICO(A1:C10)

Esta fórmula devuelve todas las primeras ocurrencias después de eliminar las segundas, terceras, etc.

Sin embargo, si quiere obtener las filas únicas – las que no se repiten, ni siquiera una vez – omita el segundo argumento de la fórmula pero añada el tercero:

UNIQUE(range,[by_column],[exactly_once])

• rango – los datos que desea procesar.
• [by_column] – sáltese si busca filas duplicadas. O introduzca TRUE si son columnas que se repiten.
• [exactly_once] – introduzca TRUE para ignorar las primeras ocurrencias. Omita esto también para considerar todas las instancias existentes.

Y esto es lo que su fórmula para las filas únicas "reales" debe parecer:

=UNIQUE(A1:C10,,TRUE)

¿Ves que la tabla de la derecha es mucho más corta? Es porque UNIQUE eliminó todas las filas duplicadas y sus primeras ocurrencias de la tabla original de Google Sheets. Sólo quedan las filas únicas.

Función COUNTIF para que Google Sheets cuente los duplicados

Si ocupar espacio con otro conjunto de datos en tu hoja de Google no forma parte de tu plan, puedes contar los duplicados en su lugar. Sólo hará falta una columna más y COUNTIF te ayudará.

Consejo. Si no está familiarizado con la función COUNTIF, tenemos una entrada de blog completa sobre ella, eche un vistazo.

Veamos cuántas veces aparece cada baya en la lista. Utilizo la siguiente fórmula en D2 y luego la copio en la columna:

=COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)

Consejo. Si envuelves todo en ArrayFormula y cambias $B2 por $B2:$B10 (toda la columna), la fórmula contará cada fila de la columna automáticamente. En otras palabras, no necesitarás copiar la fórmula hacia abajo:

En caso de que el número total de ocurrencias no sea tu objetivo y prefieras saber si este registro en particular en esta fila en particular es la primera, segunda, etc. ocurrencia, tendrás que hacer un pequeño ajuste.

Simplemente cambie el rango de toda la columna ($B$2:$B$10) a una celda ($B$2:$B2).

Nota. Preste atención al uso de referencias absolutas.

=COUNTIF($B$2:$B2,$B2)

Mientras que las fórmulas de Google Sheets mencionadas anteriormente cuentan los duplicados en una sola columna, es posible que necesites una fórmula que tenga en cuenta todas las columnas y, por tanto, cuente las filas duplicadas.

En este caso, sólo tienes que cambiar COUNTIF por COUNTIFS y enumerar cada columna de tu tabla junto con su correspondiente criterio:

=COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2,$B$2:$B$10,$B2,$C$2:$C$10,$C2)

Consejo. Hay otra manera disponible para contar duplicados – sin fórmulas. Se trata de una tabla dinámica y lo describo más adelante.

Encontrar duplicados en Google Sheets y marcarlos en la columna de estado – Función IF

A veces los números no son suficientes. A veces es mejor encontrar duplicados y marcarlos en una columna de estado. Puedes filtrar esta columna más tarde para ver y procesar sólo los registros duplicados o únicos.

Para esta tarea, necesitará la misma función COUNTIF pero esta vez envuelta en la función IF. Así:

=IF(COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1,N "Duplicado",N "Único")

Veamos qué ocurre con esta fórmula:

Consejo. En caso de que aún no entienda del todo el funcionamiento de este combo, asegúrese de conocer cada función por separado: aquí tiene más información sobre COUNTIF y aquí sobre la función IF.

Por supuesto, siempre puedes hacer que la fórmula devuelva tus propios estados o, por ejemplo, encontrar e identificar sólo los duplicados en tus datos de Google Sheets:

=IF(COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1,N "DuplicadoN",N"N")

Consejo. En cuanto encuentres estos duplicados, puedes filtrar la tabla por la columna de estado. De esta manera se pueden ocultar los registros repetidos, ocultar los registros únicos, e incluso seleccionar filas enteras y eliminar estos duplicados de sus hojas de cálculo de Google por completo:

De forma similar, puedes marcar las filas de duplicados absolutos, es decir, las filas en las que todos los registros de todas las columnas aparecen varias veces en la tabla:

Ahora sólo hay 2 duplicados porque aunque la cereza aparezca 3 veces en la tabla, sólo dos de ellas tienen las 3 columnas idénticas.

Para ignorar la 1ª ocurrencia y marcar sólo la 2ª y las demás, refiérase a las primeras celdas de la tabla en lugar de a las columnas enteras:

=IF(COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2,$C$2:$C2,$C2)>1,N "DuplicadoN",N"N")

Resaltar los duplicados en Google Sheets

Existe la posibilidad de procesar los datos repetidos de tal manera, que un solo vistazo a tu tabla te dará una clara comprensión de si se trata de un registro duplicado.

Estoy hablando de resaltar los duplicados en Google Sheets utilizando el formato condicional.

Consejo. ¿Nunca has probado el formato condicional en las hojas de cálculo? No te preocupes, te explicamos cómo funciona en esta entrada del blog.

Esto es lo que tienes que hacer:

Una vez que encuentre registros que aparezcan al menos dos veces en la columna B, los coloreará con un tono de su elección:

Otra opción sería resaltar las filas duplicadas. Simplemente ajusta el rango al que aplicar la regla:

Consejo. Una vez que hayas resaltado los duplicados, puedes filtrar los datos de Google Sheets por colores:

• Por un lado, puedes filtrar la columna para que sólo queden visibles las celdas con el color de relleno blanco. De este modo, ocultarás los duplicados de la vista:

  

• Por otro lado, puede mantener visibles sólo las celdas de color:

  

and then select these rows and remove these duplicates from your Google Sheets completely:

Formula-free ways to find and remove duplicates in Google Sheets

Formulas and conditional formatting are good, but there are other tools that will help you find duplicates. Two of them were designed for this particular problem.

Pivot table for Google Sheets to count duplicates

Did you know that you can use the pivot table from Google Sheets to count duplicates?

Tip. Since we have an entire tutorial devoted to pivot tables, below I will briefly cover the options needed to count duplicates.

Go to Insert > Pivot table, specify your data range and a place for the pivot table:

If you do everything correctly, the pivot table will feature each item from your list and count the number of times it appears there:

As you can see, this pivot table shows that only blackberry and cherry reoccur in my data set.

Remove duplicates — standard data cleanup tool

Spreadsheets feature their small, simple and unfussy tool to remove duplicates. It’s called after its operation and resides under the Data > Data cleanup tab:

You won’t find anything fancy here, everything is super straightforward. You just specify if your table has a header row and select all those columns that should be checked for duplicates:

Once you’re ready, click that big green button, and the tool will find and remove duplicate rows from your Google Sheets table and say how many unique rows remain:

Remove Duplicates add-on for Google Sheets

Another add-on you should try is called Remove Duplicates.

It contains 5 different tools that process duplicates, but for today you will need Remove Duplicate Rows:

Just like the standard tool, it also lets you select the range and columns to process, but in a more elegant way. All settings are divided into 4 user-friendly steps where you are to select:

You can even peek at special pictures so it’s always clear what to do:

What’s the point, you may think? Well, unlike the standard tool, this add-on offers so much more:

• find not only duplicates but uniques including or ignoring 1st occurrences
• highlight found records in your Google Sheets
• add a status column
• copy/move the results to a new sheet/spreadsheet or any specific place within your spreadsheet
• clear found values from cells
• delete duplicate rows from your Google Sheet completely

It’s utterly up to you which way suits you best. Just select the options and let the add-on do the job.

Tip. By the way, this video may be a bit old, but it perfectly demonstrates how easy it is to process duplicates with the add-on:

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"@type": "VideoObject",
"name": "Remove duplicates in Google Sheets",
"description": "Quickly find and remove duplicates in your Google Sheets table. Find a detailed description and a link to get the add-on on our website: https://www.ablebits.com/google-sheets-add-ons/remove-duplicates/”,
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